Datenschutzinformationen zur E-Mail-Kommunikation

Informationen gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Kommunikation per E-Mail.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

BKB Partnerschaftsgesellschaft mbB
Steuerberatung
Fleher Str. 5, 40223 Düsseldorf
Telefon: +49 (211) 90 290-0
E-Mail: sekretariat@bkb-partner.de
Vertretungsberechtigte Partner: Anne-Catherine Koch, Thomas Bublitz

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Guido Petermann, Planitas
Siemensstr. 34, 40227 Düsseldorf
E-Mail: Guido.Petermann@Planitas.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wenn Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten oder wir Ihnen E-Mails senden, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht sowie ggf. weitere von Ihnen mitgeteilte Daten), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen zu kommunizieren.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung eines Vertrags bzw. Mandatsverhältnisses, dessen Vertragspartei Sie sind;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen wir als Steuerberatungsgesellschaft unterliegen (z. B. Aufbewahrungspflichten);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effizienten Kommunikation und Bearbeitung Ihres Anliegens.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Für den Betrieb unserer E-Mail-Infrastruktur setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig sind. Mit diesen bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge. Dies umfasst insbesondere:

• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Exchange Online / Microsoft 365) – Betrieb unseres E-Mail-Systems;
• CodeTwo (CodeTwo sp. z o.o. sp.k.) – zentrale, serverseitige Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an weitere Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertrags- bzw. Mandatserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5. Übermittlung in Drittländer

Soweit im Rahmen der eingesetzten Dienste eine Verarbeitung von Daten in einem Drittland (außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) stattfindet, erfolgt diese auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen. Für steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

7. Sicherheit der E-Mail-Kommunikation

Wir weisen darauf hin, dass die unverschlüsselte Kommunikation per E-Mail über das Internet Sicherheitsrisiken birgt, da eine Kenntnisnahme oder Manipulation durch unberechtigte Dritte grundsätzlich nicht ausgeschlossen werden kann. Vertrauliche Informationen versenden wir daher nicht unverschlüsselt über das Internet. Für eine verschlüsselte Kommunikation stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
Web: www.ldi.nrw.de